Voor het 2e jaar op rij heeft de BEAT-wegploeg zijn continentale licentie bij de UCI bemachtigd. De Nederlands/Belgische club van manager Geert Broekhuizen is daarom zinnens om komend seizoen met de wegploeg de neus weer aan het venster te gaan steken in het profpeloton. Maar hoe kom je aan zo’n licentie? Bij BEAT Cycling Club geven ze graag inzicht in dat eindeloos lijkende proces.
Edwin Gulickx, de medeoprichter van BEAT, is erg blij met het nieuws van de licentie. Hij was de afgelopen maanden samen met teamcoördinator Theo Maucher en medeoprichter Geert Broekhuizen hard aan het werk om de licentie rond te krijgen. “Het is toch elk jaar weer tijd voor een feestje als je dat hele bureaucratiecircus achter de rug hebt. We kunnen nu weer gaan doen wat we echt leuk vinden: de weg op en koersen. Het klinkt misschien simpel, zo’n licentieaanvraag, maar dat is het niet. We moeten een heel proces door om de goedkeuringen rond te krijgen.”
Stap 1: de puzzelstukjes
Edwin Gulickx: “Het begint allemaal al halverwege het voorgaande seizoen, als we nadenken over het jaar erop. Wat zijn de doelstellingen en welke renners en materialen hebben we nodig? Zo kwamen we bijvoorbeeld met Hoka in gesprek om de club van fietsen te voorzien, vervolgens zijn we ook op zoek gegaan naar nieuwe partners voor materialen om de fiets aan te kleden en kwamen we uit op XLC en San Marco. Ook is Hertz aan boord gekomen om ons van een wagenpark te voorzien. Het hele voorbereidingsproces bestaat uit 10-tallen van dit soort beslissingen. Welke kosten moet ik straks maken? En wat krijg ik gesponsord? Aan de hand van al die puzzelstukjes kan je al een 1e beoordeling maken of je alles rond gaat krijgen.”
Stap 2: 1e versie budget en een simpel mailtje
Edwin Gulickx: “Het plan verwerken we in een 1e versie van het budget voor 2019. Tegelijkertijd ontvangen we vanuit de KNWU de instructies voor het seizoen 2019. Dat bestaat uit het standaardboekje van de UCI met de reglementen en aanvullende instructies vanuit de Nederlandse bond. Belangrijke wijzigingen dit jaar: de KNWU zal strenger gaan controleren of de renners daadwerkelijk een arbeidscontract hebben en of het team beschikt over de juiste verzekeringen.”
“Als de 1e versie van het budget er goed uitziet, komt het Go/NoGo-moment. Gaan we een aanvraag tot licentie indienen? Dat doen we! Begin oktober leveren we onze intentieverklaring in bij de KNWU. Stel je hier niet te veel bij voor, het is uiteindelijk niet meer dan een eenvoudig mailtje.”
Stap 3: de papierwinkel
Edwin Gulickx: “Dan begint het echte werk met het aantrekken van extra renners en het vastleggen van alle afspraken. Afspraken met partners voor zover die nog niet op papier stonden en afspraken met de renners en de staf. Voor de renners hanteren we daarbij het standaard UCI-contract. Wat daarna volgt, is een circus van ondertekeningen – alles in drievoud – via afspraken, e-mails en de reguliere post. Halverwege het proces ligt er een grote stapel contracten op kantoor, klaar voor scannen en verwerken.”
“Alle documenten moeten dit jaar voor het eerst in een digitale UCI-omgeving worden ingegeven. En hoe gaat dat bij de oplevering van nieuwe digitale omgevingen? Met horten en stoten, uiteraard. Maar we krijgen er alles ingepropt. De hele controle van de papierwinkel ligt vervolgens bij de KNWU. Die stempelt af en accordeert het hele spul richting de UCI. Gelukkig hebben we een goede samenwerking met de KNWU en ruimen we alle hobbels gezamenlijk 1 voor 1 op.”
Stap 4: het design van het shirt
Edwin Gulickx: “Onderdeel van het proces is dat een design van het wegshirt moet worden ingeleverd ter goedkeuring. Het design is niet zo moeilijk, als BEAT hebben we immers het standaard eigen clubshirt. Dit jaar prijken een aantal partners met naam en logo op het shirt: Isostar, AGU, Hertz, KOGA, Reynolds en Rebel. Samen met de designafdeling van AGU maken we daar een vet ontwerp voor. Een belangrijke claim vanuit de UCI op het shirt is dat het UCI Europe Tour-logo op de rechterborst moet komen. Helaas zijn argumenten dat dit een belangrijke partnerplaats is, die nu niet te gelde gemaakt kan worden, niet aan de UCI besteed.”
Stap 5: het financiële plaatje rondmaken
Edwin Gulickx: “Onderdeel van het proces is het definitieve budget. We besluiten om voor 2019 een budget van 400.000 euro te gaan hanteren. Dit is inclusief de geschatte waarde van gesponsorde bedragen. Ter vergelijking: een procontinentale ploeg werkt met budgetten vanaf 2 miljoen euro en een WorldTour-team met meer dan 10 miljoen. Het budget moeten we aanleveren in een UCI-standaard, waarin je laat zien dat je een sluitend budget hebt. Daar voeg je een accountantsverklaring bij. Dat houdt in dat de accountant verklaart het budget gecontroleerd te hebben en hij dit een realistische begroting vindt. Ook sluiten we voor alle renners en staf een verzekering af.”
“Al snel begint ook het grote betalen, eind oktober maken we maar liefst 6.500 euro over aan de UCI voor de licentieaanvraag. Dat bedrag is enkel en alleen voor de inschrijving. Daarnaast hebben we een bankgarantie nodig om aan de KNWU te verstrekken. Dat houdt in dat we een deel van alle salarissen afdekken voor het geval dat dit een keer niet goed loopt. Dat is wederom een verplichting voor alle ploegen. Een partner van BEAT staat hierbij garant voor de benodigde 25.000 euro.”
Stap 6: de juiste materialen
Edwin Gulickx: “Ook het materiaal moet voor de licentie in orde zijn. Eind december moet er een overzicht worden ingeleverd met welke materialen wij van welke partners gaan gebruiken. Het is dus zaak om dit op tijd in orde te hebben.”
Stap 7: wachten en refreshen
Edwin Gulickx: “Het is dus een heel proces om zo’n licentie aan te vragen. Uiteindelijk maakt dit het feest natuurlijk nog groter als de UCI dan alles goedkeurt. Na zoveel werk verwacht je natuurlijk heel wat van die goedkeuring, maar ook dat ligt bij de club zelf. We moeten namelijk gewoon de website van de UCI in de gaten houden. Zodra BEAT Cycling Club in het rijtje met teams staat, is alles goedgekeurd. En dat is nu het geval!”
Blijf op de hoogte van de ontwikkelingen van BEAT door HIER (gratis) lid te worden.