6.000 fietsers per jaar ontvangen op Mallorca vraagt meer dan een mooi aanbod aan fietsvakanties. Achter Clips Mallorca Cycling schuilt een bedrijf dat hotels, reisorganisatie, fietsverhuur, onderhoud en bagagetransport combineert. Luc ten Haaf begon in 2009 met een eenvoudige website en enkele zoektermen op Google. Vandaag runt hij een onderneming met 3 locaties en 11 vaste medewerkers. Vooral tijdens het voorjaar moet alles op wieltjes lopen. “In april komen soms 2.500 fietsers naar Mallorca. Dan wordt het echt gekkenwerk.”
Begonnen met 50 fietsen
De start van Clips Mallorca Cycling was bescheiden. Ten Haaf begon in 2009 met het organiseren van fietsvakanties en bouwde zijn klantenbestand aanvankelijk stap voor stap uit. “Ik had zelf een basic website in elkaar geflanst en wat Google AdWords gebruikt. Ik noteerde gewoon een aantal goede zoektermen. De boekingen kwamen vervolgens vanzelf binnen. De eerste 2 tot 3 jaar verliep de groei gestaag, maar daarna kregen we plots een enorme piek.”
Die groei bracht ook praktische problemen met zich mee. Ten Haaf en zijn compagnon regelden aanvankelijk bijna alles zelf, van de boekingen tot het ophalen van klanten op de luchthaven. “Ik wilde persoonlijk contact met de mensen, ook met fietsers die niet in een groep reden. Daarom haalden we hen zelf op. Met 2 personen wisselden we elkaar af. De ene verbleef 2 weken op Mallorca, daarna nam de andere het over.”
De administratie gebeurde ondertussen zonder degelijk reserveringssysteem. Daardoor zat veel informatie uitsluitend in het hoofd van de ondernemer. “Ik moest de mails, boekingen en reserveringen allemaal zelf bijhouden. Er was eigenlijk geen systeem. Dat ging nog toen we kleiner waren, maar ook toen hadden we al behoorlijk wat werk. Inmiddels bereiden we een nieuw reserveringssysteem voor. Dat moet onze werking verder verbeteren”, vertelt Ten haaf gezwind.
De organisatie groeide geleidelijk buiten de oorspronkelijke reisactiviteiten. In 2017 begon Clips Mallorca Cycling met eigen fietsen, aanvankelijk in samenwerking met een lokale Spaanse partner. “We kochten eerst 50 fietsen en plaatsten die bij hem. Wanneer we zelf onvoldoende fietsen hadden, huurden we er extra. Zo konden we onze eigen vloot uitbreiden zonder meteen alles zelf te moeten organiseren.”
100 fietsen per dag
Clips Mallorca Cycling ontvangt jaarlijks zo’n 6.000 fietsers. Die bezoekers komen niet gelijkmatig over het jaar verspreid. Vooral het voorjaar zorgt voor een enorme concentratie aan werk. “Als je maart meetelt, ontvangen we in 4 maanden zeker 4.000 fietsers. April is echt bijzonder druk. Ik denk dat er in die maand alleen al ongeveer 2.500 mensen komen.”
Die piek bepaalt ook de personeelsplanning. Het bedrijf heeft 11 medewerkers die het hele jaar in dienst zijn. Tijdens het seizoen groeit het team tot pakweg 35 mensen. “Je hebt een relatief kort seizoen waarin ontzettend veel gebeurt”, duidt Ten Haaf. “Eind maart, april en mei zijn bijzonder druk. Daarnaast komt er vanaf half september tot half oktober opnieuw een belangrijke periode.”
Ook de infrastructuur moet meegroeien met het aantal klanten. Clips Mallorca Cycling beschikt inmiddels over 3 locaties: Can Pastilla (vlakbij Palma), Port de Pollença en Can Picafort. Vooral de fietsverhuur vraagt daar een nauwgezette organisatie. “In Port de Pollença doen we ongeveer 80% van het werk”, klinkt het. “Op een drukke dag komen daar soms 100 fietsen terug. Die moeten allemaal worden schoongemaakt, gecontroleerd en opnieuw klaargemaakt.”
Rendabiliteit
De dagelijkse werkverdeling volgt daarom het ritme van de klanten. In de ochtend halen fietsers hun materiaal op, terwijl de teruggebrachte fietsen later op de dag worden verwerkt. “Voor 11 uur is het druk en tussen 4 en 5 uur begint het opnieuw. Daartussen is er minder werk. Je moet je mensen dus op de juiste momenten inzetten. Anders krijg je de planning niet rond.”
De uitbreiding naar fietsverhuur kwam er niet toevallig. Oorspronkelijk merkte Ten Haaf dat het materiaalbeheer efficiënter kon. De fietsverhuur bleek uiteindelijk een belangrijke commerciële pijler. De combinatie met de reisorganisatie biedt daarbij een voordeel. Klanten die een fietsvakantie boeken, kunnen ook bij Clips Mallorca Cycling terecht voor hun huurfiets. “De fietsen zijn uiteindelijk de beste verdienste. We hadden eerst de reizen en dachten dat de fietsen een mooie extra inkomstenbron zouden zijn. Maar het is natuurlijk interessant dat je je eigen klanten naar je eigen fietsverhuur brengt. Zo snijdt het mes aan 2 kanten”, beseft Ten Haaf.
Toch vraagt die vloot steeds meer technische opvolging. Waar vroeger aluminium fietsen met velgremmen en mechanische versnellingen volstonden, is het onderhoud vandaag complexer. Moderne fietsen vragen meer aandacht en ook elektrische fietsen brengen bijkomende taken met zich mee. “Vroeger hadden we eigenlijk maar 2 types fietsen. Daar kon je weinig aan misdoen. Nu moet je veel meer controleren, poetsen en onderhouden. Bovendien moet iedere elektrische fiets én iedere Di2 telkens opnieuw aan de lader.”
[ONTDEK ONZE PAGINA FIETSVACATURES]
Rondreizen met bagagetransport
De werkdag eindigt daardoor niet wanneer de laatste klant terugkeert. De fietsen moeten immers klaarstaan voor de volgende ochtend. “In principe willen we om 7 uur ’s avonds klaar zijn. Dan moeten alle fietsen opnieuw in orde staan. Om 9 uur ’s ochtends staan de mensen alweer voor de deur om hun fiets op te halen. Je kunt het je niet veroorloven om dan nog aan het onderhoud te beginnen.”
Naast fietsverhuur organiseert Clips Mallorca Cycling ook rondreizen met bagagetransport. Dat vraagt een afzonderlijke logistieke planning, want de bagage moet op het juiste moment op de juiste locatie aankomen. “We doen dat transport op maat. We rijden iedere dag een ronde over het eiland om de bagage van onze reizigers te verplaatsen. Door dat slim te combineren met andere activiteiten, proberen we ook die dienstverlening rendabel te houden.”
Voor Ten Haaf draait het uiteindelijk om de combinatie van diensten. Een fietsvakantiebedrijf runnen betekent niet alleen fietsers naar Mallorca brengen. Het vraagt ook een efficiënte planning, een goed georganiseerde fietsverhuur en een team dat tijdens piekperiodes overeind blijft. Met ongeveer 6.000 fietsers per jaar is de uitdaging duidelijk: iedere klant moet kunnen vertrekken met een fiets die klaarstaat, terwijl achter de schermen honderden praktische taken samenkomen.
